ปัญหาที่หลายๆ คนต้องเจอคือเมื่อเรามีงานที่เข้ามาเรื่อยๆ หรือมีปัจจัยต่างๆ ที่เข้ามาแทรกในระหว่างที่เรากำลังจัดการกับงานของเราอยู่ ทำให้เราลนลานจนไม่มีสมาธิ ไม่รู้จะจัดการงานอย่างไรให้เสร็จได้ หรือไม่ก็ทำงานจนกินเวลาพักผ่อนไป
หากเรารู้จักวิธีในการจัดการและจัดกลุ่มของสิ่งที่ทำได้ ก็จะทำให้เรารู้และมุ่งเน้นว่าเราควรจะทำงานไหนก่อนและเวลาไหนควรจะทำอะไร ซึ่งเราจะสามารถจัดการกับปัญหาเร่งด่วนได้อย่างแท้จริงและบรรลุเป้าหมายที่สำคัญระยะยาวได้ เพื่อให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้เรามีเวลาพักผ่อนอยู่กับตัวเองอยู่กับครอบครัวได้มากขึ้น
หลักการง่ายๆ ที่หลายคนอาจจะเคยได้ยินมาบ้างคือ Eisenhower Method ซึ่งเป็นการจัดกลุ่มตามลำดับความสำคัญ และระยะเวลาของสิ่งที่เราต้องทำ แบ่งออกเป็น 4 กลุ่มใหญ่คือ
1. งานที่ทั้งสำคัญและด่วน
กลุ่มแรกเป็นกลุ่มที่เราต้องทำก่อนหรืองานที่ต้องทำทันที ซึ่งหากทำไม่เสร็จจะทำให้การทำงานของเรามีปัญหา เช่น ปัญหาเร่งด่วนที่กระทบต่องานถัดๆ ไป, งานที่ใกล้กำหนดส่ง เป็นต้น ต้องใช้ทั้งความสามารถและพลังงานของเราเยอะเพื่อให้งานนี้ผ่านไปได้ เพราะฉะนั้นพยายามอย่าให้มีงานประเภทนี้กองมากเกินไป เพราะจะส่งผลเสียต่องานอื่นๆ และอาจจะทำให้เกิดความเครียดความกดดันต่างๆ จนทำให้สุขภาพเราย่ำแย่ลงได้
2. งานสำคัญแต่ยังไม่ด่วน
งานประเภทนี้ถึงจะเป็นงานไม่ด่วนแต่เป็นงานที่สำคัญ ซึ่งเป็นงานที่ต้องให้เวลาในการวางแผน ความคิดสร้างสรรค์ หรือแม้กระทั่งการติดต่อประสานงาน เป็นงานที่ควรจะจัดการเป็นหลักเลยก็ว่าได้ ซึ่งจะส่งผลดีหากเราทำเสร็จเพราะจะไม่มีงานกอง จนกลายไปเป็นงานสำคัญและเร่งด่วนในงานแบบแรก
3. งานไม่สำคัญแต่ด่วน
งานไม่สำคัญและด่วนมักจะเข้ามาแทรกระหว่างเรากำลังจัดการกับงานหลักที่สำคัญอยู่บ่อยๆ เช่น การแก้ปัญหาที่ไม่ได้ส่งผลกระทบต่องานอื่นๆ, การประชุม, ลูกค้าโทรศัพท์มาปรึกษา เป็นต้น งานประเภทนี้อาจจะให้คนอื่นช่วยทำแทนได้ แต่หากไม่ได้ก็ให้รีบเคลียร์ซะ
4. งานไม่สำคัญและไม่ด่วน
งานที่ไม่สำคัญและไม่ด่วนเป็นงานท้ายๆ ที่เราจะคำนึงถึง คืองานที่จะทำหรือไม่ทำก็ได้ หรือหากไม่ทำก็ไม่ได้ส่งผลกระทบใดๆ ต่องานอื่นๆ เราสามารถจัดงานกับงานพวกนี้เมื่อเรามีเวลาว่างเหลือจากการจัดการกับงานหลักของเราได้เเล้ว
หากเราสามารถมองเห็นลำดับของสิ่งที่เราจะทำแล้ว ก็จะช่วยให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมไปถึงการที่เราสามารถต่อยอดไปยังการจัดการกับปัญหาชีวิตเรื่องต่างๆ ได้อีกด้วย ทำให้เราเป็นคนที่มีความสุขทั้งในการทำงานและการใช้ชีวิต
ขอขอบคุณ :
https://blog.jobthai.com/career-tips/วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานและบริหารเวลาด้วย-eisenhower-box
https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm#:~:text=Eisenhower
